☑企業に送るメールはこれでいいのか不安
☑メールのせいで就活に影響が出るのが嫌だ
☑自分の印象を下げるようなことをしていないか怖い
企業にメールを送るとき、下記の１３の項目をチェックしておこう！
企業にメールを送るときって、なんだか緊張してしまいます。
今回の記事では、そんな不安を拭うべく、企業にメールを送る前に確認したい１４のチェックリストを作ったので、ぜひご活用いただければと思います。
☑件名はちゃんと書いてあるかどうか
- 件名は、本文の内容を省略したものになっているか
- 件名に自分の大学名と自分の名前が入っているかどうか
件名に関してはこの二つをよくご確認下さい。
企業の方は就活中には数千ものメールに目を通しています。なので、人事の人が件名を見て内容がすぐわかるような配慮が必要になります。
☑文の一番初めに誰宛なのかを明記しているかどうか
○○株式会社 ××部△△課 メールを送る相手の名前 様
メールの文の一番初めにこのように、誰宛なのかしっかり明記されているかどうかも確認して下さい。
ビジネスメールでは常識なことなので、企業の方が文頭に誰宛かが書いていないのは不自然に見えてしまいます。
☑署名を最後に入れ忘れていないか
- ○大学 ○学部○学科○年 名前
- メールアドレス：××@gmail.com
- 電話番号：123-4567-8910
このような署名が文の最後に入っているか必ず確認するようにしましょう。
署名は誰がこのメールを書いているかを明記する場所で、同じくビジネスメールでは書かなければいけないところです。
☑ES・履歴書はPDF形式になっているかどうか
ESや履歴書を送る場合、データがPDF形式になっているかどうかを必ず確認してください。
PDF形式ではないと、自分のパソコンで見るレイアウトと企業のパソコンで見るレイアウトが異なってしまいます。
PDF形式にすることで、どんなパソコンでもレイアウト崩れがない状態で見ることができます。
正しいレイアウトを反映させるためにも、PDFになっているかどうかはかなり重要です。
☑ES・履歴書のデータの名前はちゃんと書いてあるかどうか
PDFのデータを作ったら、そのデータの名前を「大学名と自分の名前」を必ず明記しましょう。
PDFのデータを右クリックすると「名前の変更」が出てくるので、そこで名称を変えるようにしましょう。
データも名前がついていることで、企業側が万が一他のデータと混ざってしまった場合、すぐに見分けがつくので大事な配慮です。
☑敬語を使いすぎて変な文章になっていないか
敬語を使いすぎて、読んでいて変な文章になっていることもよくあります。
心配なら、一度他人にメールを見てもらい不自然ではないかどうか確認をしてもらいましょう。
見せる相手は親やお兄さんお姉さんなど、社会人経験のある人に見てもらうようにしましょう。
☑メールの本文が長すぎないか
メールの文章が長すぎていないかどうかも重要な点です。
会社の人は就活期間中は膨大なメールを読むことになります。そんな中で読むのに時間のかかる文章の長いメールがあると、うんざりしてしまいます。
言いたいことや伝えるべきことは簡潔に短くまとめましょう。
☑文頭にあいさつ・自分の名前と学校を入れているか
あいさつの例は「こんにちは」「いつもお世話になっております」などで大丈夫でしょう。
何度も行っている会社でも、言わなくても自分だとわかるだろうと思ってはいけません。
文頭にあいさつや自分が誰なのかを明記するのも立派なビジネスマナーの一つです。
☑企業の方に気を遣う一言を添えているかどうか
- 「お時間のある際に、ぜひよろしくお願いします」
- 「お忙しい中、大変申し訳ありません」
企業の方は就活中はかなりの多忙です。なのでそれをくみ取って、企業の方の気を遣えるような一言を添えているかどうかも確認してください。
☑企業側が困ってしまうようなことを言っていないか
頻繁に日程変更のお願いをしたり、誰宛なのか、だれがこのメールを送っているのかを明記していないなどです。
たくさんのメールを企業の方は目を通すので、なるべく企業の方が困ってしまうようなメールを送ってしまっていないか確認してください。
☑適切な改行がされているか
改行がないと、窮屈で読みにくい文章になってしまいます。実際にこの見出しの文章だけ改行なしで書いていますが、どうでしょうか見えづらいと思います。同じことを何度も言ってしまいますが企業の方はたくさんのメールを目に通すのでザーッと読む傾向があるので、改行のない読みづらい文章は避けましょう。
☑引用返信しているかどうか
引用返信をすることで、企業の方は前回のメールはどのような話題だったのかを簡単に振り替える事ができます。
他の就活生と同時にメールをしていたり、会社内でも外でもメールのやりとりをしているので、いちいちメールの話題を覚えきれないです。
☑返事が遅れていないかどうか
メールの返事ははやければはやいほどいいです。特にビジネスマナーとして、メールの返事が遅い人は仕事ができないという印象を与えます。
返信を返せない事情があるなら別ですが、返事は確認次第、すぐに返信をするようにしましょう。
用事などで返信が遅くなってしまった場合は一言謝罪を添えることも大事です。
企業にメールを送る時は、細かいところまでチェックを怠らないように！
企業の方は就活中は特にたくさんの人と同時にたくさんのメールをします。
日々たくさんのメールを見るので、何か配慮が足らないようなメールがあるとすぐに目がついてしまいます。
目がついてしまうようなメールを送ると、相手に不快感を与えてしまい、その後の選考に影響を与えかねないです。
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