就活で交通費をメールするときの注意点

就活で交通費をメールする際に何気なく送っていたりしていませんか。

確かに交通費のメールで不備があったとしてもそれで不採用につながることはないかもしれません。

ただ就活において交通費のメールなどは細かい部分で注意すべき点などがあります。

細かな部分にも気を配り、失礼のないようなメールでのマナーを身に着けていきましょう。

ここでは就活で交通費の請求をメールする際に注意すべきことについて詳しく解説していきたいと思います。

就活で交通費をメールする際に注意すべきこと

学生の方が普段、社会人の方にメールを送る機会は少ないです。

目上の人であり、採用担当者に送るメールということもあり、最低限のマナーを知っておく必要があります。

マナーは社会人の人は既に備わっていますが大学生の人は細かな点など知らないことも多いです。ただ就活においては最低限のマナーは求められてきます。

マナーを身に着けておくことは当然ですが意外とそれを大学生から完璧に実践できる人は少ないと思います。

これは交通費をメールする前の段階のポイントですが、必ず交通費の支給があるかどうか確認することが重要です。

はっきりと採用サイトやメールで支給される金額について記載があれば必要ないかもしれませんが、最近では交通費全額を支給してくれる企業も少なく、半額だけといった企業も増えてきているように感じます。

金額について詳しい記載がない場合は必ず全額なのかどうかなど内容を確認するようにしましょう。

まずはメールの内容についてです。メール本文の内容は必ずはシンプルかつ明快なものにしてください。

その企業にもよりますが一般的には交通費をメールで請求する先は採用担当者になりますが、その後は採用担当者から経理に送られ、精算することになります。

そのため改行されていなかったり、金額が読みにくかったりすれば精算を行う際にスムーズにいきませんし、間違った金額が支払われ、忙しい就活の時期に結果的に自分の手間が増えてしまうことにもなります。

無駄に長い文章などは採用担当者や経理の人からすれば一日何件も届くメールが届くのでなるべくストレスにならないように、無駄な部分は省き、本文の内容はシンプルかつ明快なものにしましょう。

また件名についても必ず、自分の名前と大学名、あと本文の内容について一目見ただけで分かるような記載が必要になります。

【鈴木 ○○　～大学】交通費の請求について　などのような受け取った人が一目で分かるように本文の内容のポイントを絞った形で書くようにしましょう。

意外と忘れがちなことだと思いますが、送信ボタンを押す前に必ず本文の内容と件名をチェックしましょう。

本文の内容は大事な金額が含まれているので計算間違いのないようにしてください。

先述にもありますが、ここで金額が間違っていると経理担当者が困ることになりますし、再度メールを送ったり、手間が増える結果になるだけではなく、確認を怠る人という風に見られてしまうこともあるかもしれません。

また領収書の貼り忘れや、添付した領収書の画像が見えにくくないかチェックすること忘れずにしていきましょう。

領収書も文字や金額の部分が薄れている場合はメール本文の中で記載するようにするといいかもしれません。

結果的に損をしてしまうのは自分なので面倒と思わずに送信する前に必ずチェックするようにしていきましょう。

社会人にメールを送る機会は少なく、慣れていないためにどこを気を付ければいいか分からないことも多いかもしれません。

普段はSNSでのやり取りが多いのでマナーが必要となる簡単なメールでも難しいと感じるのは当然かもしれません。

ただ就活を機にネットで調べていくことで将来的には社会人になり必要となってくることなので、早いうちに身に着けておいて損はありません。

就活で交通費のメールで問題があり、不採用になったというケースを聞いたことはあまりありませんが、細かいポイントやマナーを理解していることで評価されることはあると思います。

そういた細かいやり取りの中でも抜かりなく行えることが就活の面接などの結果につながってくることあるでしょう。

送信相手に分かりやすく、そして誤字脱字や計算間違いなどミスのないように気を付けていきましょう。

この記事を参考に少しでも就活生の負担が減ることができれば幸いです。