業務改善するための問題点の洗い出し方

仕事をしている中で「効率が悪いな」と感じることや「もっといい方法はないかな」と考えることはありませんか。

最近は業種業界問わず人手不足の課題に直面しており、業務の効率化や生産性向上が求められるようになってきました。そのため、業務の見直しや改善の必要性が叫ばれています。

しかし、「業務改善に向けて何をしたらいいか分からない！」と思っていませんか。一見難しそうに見えますが、実はポイントを押さえれば誰でも取り組むことができるのです。

今回は業務改善に取り組むにあたって、まずは重要な「問題点の洗い出し」に特化して解説していきます。

業務改善するための問題点の洗い出し方は？

業務改善するための問題点の洗い出し方について説明します。

まず、「業務改善とは何か」ということを考えてみましょう。

一言で「業務改善」と言っても、それが何を目的にしているかによって意味合いが異なってきます。最大の目的は効率化でしょうか？それともコストの削減でしょうか？それとも両方でしょうか？

もちろん、業務改善をすることで1つの効果だけでなく、相乗効果で複数の効果を見出すこともあります。しかし、まずは最大の目的を考えておくことが大切です。

一般的には業務改善をすることで、以下のような効果が得られることを期待されています。

例外もありますが、自社内で得たい効果は何か考えてから取り組んでください。

業務改善をする目的を整理できたら、続いて以下の3点を整理します。

1．現状把握

業務改善結果得たい効果を掲げた後、現状の業務内容を棚卸しをします。

どのようなフローで業務を回しているのか、誰が担当している業務なのか付箋やホワイトボードを使って書き出します。

ここで整理した付箋やホワイトボードの情報は実際に問題点の洗い出しに使うため、何らかの形で記録に残しておいてください。

尚、この段階ではまずは現状を整理するだけに留めてください。即座に「ここが問題だ」等といった特定はせず、事実を書き出していくことが重要です。

2．メンバーの選定

現状の業務を把握した後は、業務改善に向けてどのような人と一緒に取り組んでいくべきかメンバーを選定します。

3．メンバーと目的・目標の認識合わせ

取り組むメンバーが選定できたら、そのメンバーと「この業務改善は何を目的として取り組むのか」といった認識を合わせます。メンバーと共通目標を持って取り組むことが大事なので、怠らないよう注意してください。

メンバーが揃ったら、いよいよ問題点を洗い出していきます。

メンバーで先に述べた「現状把握」でまとめた内容を見ながら、「どの段階でどのような課題があるのか」といった話をしていきます。

1．各メンバーが「現状」を見ながら「ここが問題になっている」と思う箇所に付箋を貼っていきます。他の人の様子は伺わずに、全員が各自付箋を貼っていくことが重要です。

2．付箋を貼った後、全員で付箋を見ます。同じことを書いている付箋があった場合は1枚にまとめておくと見やすくなります。

3．他の人の意見を見て「そういえばこんな問題もあった」と思い出すこともあります。追加があれば書き出して貼っていきましょう。

4．それぞれの問題がなぜ起きているのか分析していきます。少し面倒と感じるかも知れませんが、辛抱強く「なぜ？」と追求していきます。これを「なぜなぜ分析」と呼びます。

例えば「問い合わせ対応が終わらず帰るのが遅くなる」という問題点が出た場合、「何故問い合わせ対応が終わらないのか？」ということを深掘りしていきます。なぜ？を「これ以上深掘りできない」というところまで繰り返していきます。本質にたどり着くまで4回〜5回は繰り返します。

5．それぞれの問題の分析が終わったら、本質的な問題を見比べていきます。全く違う問題だと思っていたことが、実は本質的には同じ問題だったということが発覚することもあります。

見えてきた問題を基に優先順位をつけて解決策を考えていきます。例えば「ツールの導入が必要」となったら、適したツールの検討に入っていきます。

業務改善をするための問題点の洗い出しの手順は分かりましたでしょうか。

ポイントは大きく分けて3点です。

1．業務改善の目的を明確にする

2．現状を把握しメンバー皆で問題点を考えていく

3．問題点をさらに「なぜなぜ分析」をして本質的な問題を突き詰めていく

現状の問題点を洗い出し、業務改善ができるよう応援しています！